養成 3 個管理資料的小習慣,讓你不再大海撈針翻找檔案夾

Mac 小技巧 作者:子威

我有一段時間沒有整理公司的檔案,有次在找某樣重要資料時發現慘了,我不知道要在 Spolight 輸入什麼關鍵字才能找到它,只好一個一個檔案夾慢慢點開翻找,有些一開就是 5、6 層,結果最裡面居然是空的…(就像健達出奇蛋沒有附玩具一樣失落)

最後當然是沒找到我要的資料,非常鬱卒啊!但也讓我深思了一下,為什麼沒有好好在平日做好檔案管理。自此開始我決定好好將這個習慣養成,以下是我個人的方法,當然你如果有更好的管理方法,也歡迎跟我們分享:

※ 這邊先不提到雲端管理,我想之後再聊這個主題~

 

刪除不必要的檔案

就像買來的相機,明明外盒就沒有必要留著,有些又很醜很沒設計感,但就是會習慣性把產品說明書、保固證書連同外盒留下來,找個櫃子隨手一塞,3~5 年都不會動它…。等某天搬家時才發現諸如此類的外盒垃圾佔了房間 30 % 的空間!

這就是「暫留」的壞習慣,我們在使用電腦時,也常常會一個檔案複製好幾遍,不斷修修改改,最後忘記把沒用到檔案刪掉,浪費儲存空間又徒增搜尋的困擾。為了解決這種「暫留」的壞毛病,可以從這樣的小習慣開始做起:

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▲以此為例,我在製圖過程找了許多的素材,最後我只用了「20944.png」跟「imac.png」這兩張,其他沒用到的就留在那浪費空間,這時就該毫不猶豫的把那些「暫留檔」都刪光光,只留下最終使用的素材檔。

※ 若在篩選過程中有想要保存的素材,就另外在某處開個「收藏夾」,把這些未使用、想保留下來的素材都放進去,跟此計畫案分開。

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▲最後把留下的素材檔放在同一個檔案夾內,命名為「素材」跟 Ai 檔分開,就大功告成了!

非常簡單,就是一個統整的小習慣,在每次計畫案開始製作時,一定要提醒自己關閉視窗前把檔案整理、分類好,接著我們就進到下一步驟吧!

 

檔案命名

眾多的檔案沒有歸屬,又沒有使用前面所教的篩選分存管理,當你有天想找某個計畫案的某個圖檔時,連 Spotligt 都沒辦法幫你!

因此我們要做的就是讓一項計畫案的素材、檔案都有一定的「命名歸屬」,當前置名都一樣就非常容易用 Spotlight 關鍵字搜尋、瀏覽,各位可以自行設計一串命名規範,像我的是這樣:

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延續前例,通常「素材」檔案夾內會有眾多的圖檔,它們的名稱應該都十分繁亂:

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因為這些素材都是為了「AppleUser 徵才」的案子而設計的,所以我將檔名取為「AppleUserResume」,把所有檔案都編上此名稱後,再依序加入順序編號,中間以下底線隔開。

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▲檔案只會增加不會減少,所以編碼至少要三碼,這樣計畫案多達 100 張圖片時就不用擔心編碼順序錯亂的問題~最多可以編到 999!

但要是真的有幾百張圖片,一張一張慢慢命名不是會瘋掉?放心,批次修改檔名的應用程式很多,這邊推薦一個我常用的:

Rename

《Rename》:點此下載

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▲只要把檔案拖曳到下方的框框中,輸入新的檔名(New Name),勾起連續編號(Serialize)並選擇「After」,完成後按下方的「Remane Files」,就會看到所有圖片修改檔名完成!

※ 預設的編碼是兩碼(00),可以在後面的「more…」選成三碼編制(000)

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▲統一的檔案名稱後,將來你想起某個計畫案好像有個圖檔你很喜歡,就能用 Spolight 關鍵字輕易搜尋瀏覽!

 

分層存放

一個檔案夾內不要包含太多檔案夾,假如點開還需要捲動視窗,就真的太多了!可以依年份→月份→細項資料,這樣的格式來切分,讓資料的分層變廣就不會通通擠在同一層:

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▲以「削蘋果講座」的分層為例,我們將「2013 年」設為第一層母檔案夾,下一層包含了 12 個月份及該場主題簡稱,再點進去就細分為報名資料、設計檔案…。

 

最後…

檔案管理真的很重要,如果你的資料量真的太龐大了,建議可雙軌進行,從現在開始的新檔案都要好好整理,而以前的舊檔案每天可花 1 小時慢慢篩選、刪除,漸漸整理完善。

要整理就要下定決心,耐著性子把它搞定,以後才能高枕無憂,永遠不嫌晚,只怕你不開始。當你整理好電腦後,也可以開始整理你的房間、桌面、甚至辦公室,給自己一個清爽的工作環境和生活空間!(拜託把那些無用的外盒都扔了吧…)

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  • Yulin Wu

    好久沒發文了~很感動!

    • 林子威

      哈哈抱歉久等了!我們家 6 月主機大搬家,現在回來了^^,謝謝你一直 follow 我們喔~~

  • Kevin

    用Automator來Rename不是更快嗎??

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