我為什麼要用 Evernote

Apple 工作方法 作者:本山人

Evernote,近年來炙手可熱的筆記軟體。它很好入門,介面簡單具共通性,大概不管先前習慣哪種作業系統的人,稍微摸索一下都能迅速建立一則記事,但光是這樣,恐怕感覺不出這套軟體有什麼過人之處。為了讓更多人了解它的好,使它發揮最大效能,確實成為你生活裡稱職的管家,即日起我們開闢 Evernote 系列專區,分享有關 Evernote 的使用心得,包含操作方法、相關訊息、如何融入生活、工作等等經驗談,也希望藉此拋磚引玉,或許未來能發展成一個教學相長的專區,大家都可以用它用得好開心~如果你已是 Evernote 玩家級使用者,更歡迎不吝指教,在文章底下與我們分享你的使用技巧!

如果要評價這個軟體,我會說,Evernote 並沒有什麼獨創的玩意兒,但它歸納了幾乎所有你想得到,能讓文書處理更靈活的功能,然後設法使它們最大限度發揮。這裡有幾項我覺得很重要:

接軌同步,隨時隨地無差異編輯

因為資料儲存在雲端,無論走到哪裡,用誰的電腦(或手機),一登入帳號,筆記就原原本本在你眼前打開,走在路上可以隨時把編輯到一半的記事叫出來繼續編寫,寫完它又會自動傳輸上雲端,編輯情緒完全可以連貫。

多人共享筆記,怎麼利用由你決定

這也是拜雲端資料庫所賜,你可以跟特定的人分享你的筆記。善用這個功能,它可是意想不到的方便。好比說你可以把想推薦的私房美食、待看電影、音樂整理在一個筆記本中,當你的朋友需要建議時,打開共用筆記就能得到好建議;工作中,你可以用它與你的團隊分享工作日誌、發佈會議資料;與家人間,即使分散在不同地區,也可以共同規劃家庭旅遊,隨時在這裡面修訂行程;學校裡,老師可以利用它發送講義,學生在這上面宣布班務或發佈活動照片;朋友或男女朋友之間更可以用它來交換日記。

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▲ 跟特定同事共享筆記,即使早上要見客戶不進公司,通車的路上打開 Evernote 編輯共享筆記,就可以交代好同事本日工作。

關鍵字搜尋取代分類,節省組織目錄的時間

如果過去你習慣精確的把記事分門別類,放入不同資料夾,組織目錄,現在我會建議你,在 Evernote 不必這樣花時間整理了。由於 Evernote 的搜尋功能不單能搜尋純文字,就連照片中的文字、pdf 檔也都能找到,更進階的還可選擇檔案屬性(是 pdf 檔或影音檔等等)或是加上標籤,你實在不需要建立一層層資料夾,要用時還一層層點進去打開。

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▲ 比起建立層層資料夾,建立標籤或許更是現在數位資料分類的新走向。

簡單的拍照也可以好強大:

照相功能實在是拓展 Evernote 便利性與實用性極重要因素。若能配合 Evernote 其他附加功能,簡單的照相就會變得很強大。舉例來說,因為 Evernote 可以「搜尋照片中的文字」,你可以把原本需要影印或抄寫的文字簡單拍張照保存起來,要用時搜尋關鍵字就可叫出完整內容。原本常要影印資料援引報告或論文、上課總有抄不完的板書的學生,現在拍照可以搞定;常出國需要備份重要證件(例如身分證、護照、信用卡)、網路訂房明細的商務人士,也可以把所有證明拍照放在同一個記事本;家庭主婦可以利用它管理家中電器保證書、說明書;一般人走在路上瞥到感興趣的店家、餐廳,卻沒時間多逗留,也可以將街景與門牌拍下來收入 Evernote ,這樣你下次就不會忘記自己是在哪裡經過這家店。

若再搭配「提醒事項」使用,運用範圍更廣。先把優惠資訊、活動入場券、折價券這類有效期的物品拍照存入記事本,然後設提醒事項,在這些票券截止日前一兩天響鈴提醒,可以確保你在過期前把它用掉,也可以連帶提醒你不要忘記預定行程。

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▲ 用 Evernote 儲存報名講座的票券,一方面到時直接憑這裡的 QR code 就可入場,一方面因為預先設定了提醒(右上角鬧鐘圖示變藍色表示我有設定提醒),就不怕忘記這個行程。

當別人在想著怎麼研發新奇用途的時候, Evernote 在想怎麼讓現有功能擦撞出更多可能,發揮更淋漓盡致,在這樣的堅持下, 它就成了可以取代 e-mail 、行事曆、備忘錄、簡報、相簿、甚至網誌(這部分我們以後會提到)等眾多功能的軟體;無論是工作庶務、生活瑣事、旅行記錄、各行各業,通通可以用 Evernote 處理;善用 Evernote ,生活會過得更有序,你會有更多時間安排一直抽不出空去做的事。

我不是 iOS 系統也可以用嗎?

Evernote 幾乎與任何你常見的系統相容,iOS、Andriod、windows 皆可用,windows 版本的 Evernote 在使用上雖然較受限,但因為所有資料都存在雲端,未來更換系統時,只要登入帳號,整個筆記庫就自動搬過來,比起 Windows 軟體們( word 、ppt 、筆記本)還需要隨身碟轉存,顯然方便多了,當然歡迎 windows 族捨棄內建記事本,一起加入 Evernote 行列囉。

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這一篇只是簡單的引言,Evernote 還有更多貼心的細部功能,留待接下來的專題有用到的時候一併介紹喔~

 

圖片來源:Evernote.com

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  • 伯堅 林

    “關鍵字搜尋取代分類,節省組織目錄的時間"是不完全正確的想法!
    除非你只是作自己的筆記~
    如果搜尋資料卻不整理,那麼需要資料時你只要再Google,就可以得到更新最新的資料,
    使用Evernote就沒有價值!

    • 我自己是搜尋與標籤並進,真的重要的東西,例如不同專案的文件,我就會加上專案的標籤。針對不重要的東西,我就會倚賴搜尋,反正搜尋不到,就代表它不太重要,自然就會資料過濾了

    • 本山人

      嗯嗯~說的也有道理,我確實也還是有開幾個分類記事本,不過就真的只是最基礎分類,其餘就幾乎都是標籤跟搜尋。可能因為我的使用習慣不太把 Evernote 當剪貼簿,裡頭文章其實基本都已經是整理過的,所以目前使用上還順手。我會再試試看,或許之後又會調整用法~^^

  • Hugger Trip

    超棒的evernote撇步分享,謝謝大大的用心!!

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