換機必學:徹底把 Office 與 iWork 相容性問題解決的方法

Mac 小技巧 作者:子威

我沒有在 Mac 上灌雙系統,因為我覺得既然都投身到一個新的平台,就該專注在如何用這台新工具融入自己的生活,而不是遷就舊環境,一腳踏在木筏上,另一隻腳又踩在航空母艦上,腿會開的很酸…。為什麼會想在 Mac 上裝 Windows,我跟朋友、同事、還有之前參加削蘋果講座的聽眾聊了一下,發現最常提到的原因,居然是對 Office 與 iWork 相容性的擔憂居多:

 

一. 商業環境使然:與外部的傳遞

「我們公司跟客戶都用 Word、Excel 互傳合約文件,所以我也只能乖乖用。」

因為台灣商業環境都還是用 PC(Windows 系統)居多,但不知道為什麼,文書傳遞都習慣整份 Word、Excel 檔 send 給人家,其實我覺得這不太好。例如報價單、或是一些合約文件,為什麼不轉成 PDF 檔呢?難道不怕對方在合約上亂改,不然就是把報價單金額亂調高拿去請款,挪做他用嗎?

我覺得這類的文件應該用 PDF 加密防止修改,不要直接用 Word、Excel 寄給人家,用 PDF 也可以減緩、預防一些格式跑掉的問題。(我發現人力銀行繳款發票、電信公司帳單、銀行對帳單都有這個好習慣)

Contracts

※ Mac 內建的預覽程式在轉存 PDF 的同時就能加密。

 

二. 團隊協作:與內部的傳遞

「我跟同事之間都是用 Word、Excel 在寫會議記錄、專案企劃、或是統整表格,再互相傳給對方,灌 Windows 是因為我要開啟別人寄給我的 Word 檔,如果我不裝,用 iWork 的 Pages 打開來,格式會亂掉或是不見怎麼辦?」

我認為這是「工作流程」的問題,而且是非常大的問題。我們要先瞭解團隊協作文件的「本質」是什麼,又是為什麼要「交換」文件給對方,只要先了解目的,就能針對既有的情況作改善,讓問題迎刃而解。

團隊協作文件是為了讓每個人都準確取得「同一份資訊」,不會造成資訊誤解及落差,所以會把常用表格、討論報告、會議文件「寄給你一份」,讓你保存起來。這衍生出幾個問題:

  1. 你不確定對方手上的版本是不是新的。
  2. 你不確定對方收到了沒。
  3. 當對方收到文件,並加入自己的想法回傳給你,你的電腦就會有兩個版本:一個是你當初寄給他的,另一個是他回傳給你的。

看出問題的所在了嗎?如果一個團隊有 6 個人剛剛開完會議,你將會議記錄統整好後寄給每個人,同一天下午你收到了 5 個人的回傳,各自加入一些新想法跟建議,你的 Email 裡就躺了 5 份 Word,加上你自己原本的就是 6 份文件!

Collaboration

你還要手動更新所有人的內容,再把一份最新的回傳給大家,所有人的 Email 頓時又收到一份更新彙總版,加上原版的也有 2 份,算下來整個團隊的電腦內總共躺了 10 份以上,共 3 種版本的文件(原版+自己加註版+彙總版)!而且每一次的修改、回傳,又會讓文件更多,你要一直刪掉舊的版本。

你可能會說「我確定我的團隊成員都會自動自發的把舊版刪掉!」,去看看他們的郵件提示…應該有人是這樣吧(圖源:noproblemmac):

Mail

回到 Word 的問題,團隊協作會擔心 Mac 格式影響而開不了對方的文件,這本身就是錯誤的工作流程,因為真正高效率的工作模式是不應該讓文件格式阻礙到你的,這樣整個團隊只會缺乏效率,而且郵件、文件會累積的越來越多!

要讓團隊彼此密切合作、又能夠一次把文件格式的問題解決,並確保每份文件即時同步更新到每位團隊成員手中的方法是什麼?就是用「雲端」。

這邊指的「雲端」不光只有儲存功能,更要加上「協作」功能!也就是利用雲端平台讓每個人手中都掌握同一份文件,這份文件是彼此連結的,當其中一位團隊成員更新裡面的內容,其他人馬上會得知他的新想法,這樣才能真正解決問題,而不是再寄一份 Word 檔惡性循環。

 

要怎麼做?根本不用花錢,用 Google 雲端硬碟免費就能架出協作環境

Googledrive

Googledrive2

直接在「Google 雲端硬碟」建立一份文件、表格、簡報、甚至是資料夾,按下右鍵「共用」→「共用⋯」,就能將文件連結寄給他人,擁有連結的人能加入協作,也就是說這份文件變成團隊間共同交談的平台,即使你用的是 Mac,對方用的是 PC,你們也能共同作業,因為 Google 雲端硬碟是能在網頁瀏覽器運作的,它不受限於作業系統生態!

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因此回到 Mac 上,你還需要擔心文件協作、格式問題嗎?我認為不用,你只要跟對方溝通:「請問我們用雲端協作好嗎?這樣我能隨時知道你的想法,又能即時對修改內容回應,並確保我們都處在接收最新資訊的狀態。」很少人會說不吧?(如果對方真的拒絕了…請翻個白眼吧)

這類的服務很多,Google 只是其中一種解決方式,像是 EvernoteOffice 365iWork for iCloud 都是以同樣的概念幫團隊掌握彼此進度及資訊,新時代你不該侷限在舊有的工作流程中,試試看在團隊間架設雲端平台,大幅提昇你們的工作效率並交換想法吧!

※ Apple 近年來也有針對 Office 與 iWork 的相容性做了一些努力,大家可以去看看:文件與相容

 

但我還是需要用 Windows 來娛樂、遊戲、甚至是特殊用途怎麼辦?

是的,絕對無法否認 Mac 遊戲少到爆,我根本沒辦法在上面打 LOL(英雄聯盟),因為它只提供 Windows 版,許多遊戲廠商現階段比較不願意為小眾的 Mac 用戶再寫一套 for Mac OS X 的版本。但請仔細想兩個問題:

  1. 你一天能玩多久遊戲?
  2. 你會玩這款遊戲多久?

以前我魔獸世界打了 5 年,幾乎整個學生時期都在打,但自從我開始工作後,根本沒時間打魔獸世界,一天能玩遊戲的時間了不起 2-3 小時,連出團推隻王都有點困難。但如果你是玩 LOL 這種短時間廝殺一場的遊戲,一天打個 3-5 場其實就 OK,如果你真的非常愛打 LOL,那就裝 Windows 吧,也許你現在是學生,我建議你好好把握時間,交交男女朋友,享受一下青春吧。

用 Windows 還有個理由就是看大陸影視平台,這類的免費影視資源有些在 Mac 上無法運作,如果你真的很愛看日劇、偶像劇、電影,那裝 Windows 當然 OK,但也是有在 Mac 上能看的服務,或是用 iOS 影劇 App 來看其實也是不錯的替代方案~

最後是銀行轉帳,有些人會需要外接銀行刷卡機,用電腦直接轉帳,所以要在 Mac 上裝 Windows,不然銀行系統無法運作啊,嗯…裝吧。

我其實想不太到還有什麼地方需要裝 Windows 了(有的話歡迎在下面留言分享),專業一點像開發者可能也需要在 Windows 環境下測試軟體,但我這種一般用戶,從 5 年前就完全捨棄 Windows 作業環境,有次很糗,我用朋友的 Windows 8,結果發現找不到關機按鈕在哪!左下角那個經典的「開始」到哪去了呢?(有人說這不是我的問題,是 Windows 8 真的很難用,我其實不太了解啦…)

 

那要裝 Windows 在 Mac 上,有什麼方式?

有兩種方式,一個是用 Mac 內建的 Boot Camp 功能,它能在 Mac 上切出一個空間安裝 Windows,但有個壞處就是兩者之間切換時要重開機,兩邊的資料也不能即時傳遞。

另一種方法就聰明多了,就是這幾天剛推出第 10 版的 Parallels Desktop。Parallels 不像 Boot Camp,它是以「應用程式」的形式執行第二套系統,在同一個視窗下同時運行,資料能直接用「拖拉放」在兩套系統間互傳互丟,甚至連系統功能都能共用,例如你能在 Windows 上滑 Mac 的觸控板手勢,也能在 Mac 上戳 Windows 8 的磚牆。(不要真的用手戳,請用滑鼠謝謝)

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Parallels Desktop 10 支援即將在秋天到來的 OS X Yosemite,甚至連最新的 Mac 打電話功能都可以在 Windows 上執行,可以說是整合的非常完善。有很多剛接觸 Mac 的新朋友,會擔心一開始用 OS X 作業系統會不習慣,或是你真的非要用 Windows 不可的,建議買套 Parallels,會比用 Boot Camp 好玩多了。

 

哪邊買最划算?(此優惠已結束)

既然這幾天才發佈的 Parallels Desktop 10,要直接買當然有點貴啦,直購價 US$ 79.99(約 NT$ 2400)

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其實有個小訣竅,就是去買上ㄧ版的 Parallels Desktop 9,用「免費升級」的方式取得第 10 版的序號。台北優質蘋果經銷商 Youth 有推出 Parallels 9 的銷售活動(NT$1500),即日起至 10/15 前購買的都能獲得第 10 版升級:(此優惠已結束)

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特色圖片來源:desktopexchange

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  • Clover

    加入mac家庭已3年了,雖然的確比較愛mac系統,但也很堅持一定要裝雙系統。
    ——無他,就是為了玩遊戲啊!

    的確轉用mac以後,玩遊戲的機會大減
    從以前很沉迷olg,到現在碰也不碰
    出社會後也沒那麼多時間玩遊戲,——但偶爾還是想玩玩的啊~
    如果不裝雙系統,那就永遠都不能玩遊戲了呀~
    所以我通常是想玩遊戲才轉去win
    很不方便,期待mac哪天能玩win遊戲…

    =

    啊還有mac沒有美圖秀秀!因為想縱向拼接大量照片(像在微博看到的長條圖)
    在mac找了好久都沒有這個功能的拼接軟件,只找到一個軟件「好照片」也有9張上限的限制
    如果blog主知道mac有這種軟件請一定要告訴我!

    • 林子威

      遊戲真的很重要啊~我假日還是會打一下,平日還真的沒時間…。只有等 Mac 的市佔率在高一點,廠商才會願意特別寫 Mac 版吧!畢竟不是每間遊戲公司都跟 Blizzard 暴雪娛樂一樣,魔獸世界、暗黑破壞神、爐石戰記全都 for Mac & PC!

      Mac 上真的沒看過多少好的拼貼修圖軟體,iPhoto 完全不行XD…
      我看到一款比較簡單易用的叫 Fotor:http://www.fotor.com

      但 Mac App 也只有 9 張哈哈^^"

  • Kevin

    我反而討厭OFFICE,我唔明點解OFFICE常常"Not Responding" / “Force to Quit",仲要慢吞吞。。。反而iWork比較User Friendly, 唔會變慢。

    • Ivone Lee

      真的,印象中從用 Mac 後就沒遇過這問題

  • chris

    我來告訴你為何你提到頭兩點都做不到:

    一. 商業環境使然:與外部的傳遞
    傳給客戶本來就是用 PDF 檔比較多,撇開 “特殊情況" (例如客戶希望以 Excel 試算表分頁一次提供多種數據,甚至希望保留計算公式),其實你還是沒辦法不用 Office,因為你的主管是用 Office,也會想修改你的文件,除非整間公司都用 OSX (台灣沒幾家這種公司),不然你想不用 Office 都不行,主管那關都過不了還想給客戶?另外,其實 “特殊情況" 出現的頻率是非常高的。

    二. 團隊協作:與內部的傳遞
    關於這一點我很好奇,你有沒有問過大公司的朋友,有沒有哪一家是這樣做的?因為公司不比學校,處處是商業機密,幾乎沒有一家大公司會把內部郵件及文件上傳到第三方網路服務。小公司當然沒差,但大公司多半有自己的郵件伺服器,至於文件伺服器 …. 呵呵,要馬是沒有,大家自己將可編輯的 Office 檔傳來傳去,版本管理就看檔名;好一點的公司就是由網管設定區網公用槽,然後大家進去裡面編輯同一個 Office 檔,因為 Office 檔支援協同作業;最高等最進步的公司才有自己的線上文件編輯器,但做得好不好用就不清楚了 (多半是不好用,所以有些單位就可能退回使用前兩種方法)。

    說了這麼多,其實不管台商及外商對 Office 的需求量都很高,在工作上想擺脫 Office 根本不可能,除非你全公司沒人用 Office。以目前的情況來看,祈禱微軟把 Office for Mac 的相容性做好才是唯一解。不過,近年來微軟學 Adobe 一樣把 Office 丟上雲端,所以 …. 為了資安保密,舊版 Office 單機版再戰十年都有可能囉,iWork 要真的 Work 還是夢想 。

    • 林子威

      感謝克里斯哥用大公司的觀點分享!我今天才用到 Keynote 轉 PowerPoint,整個頭很痛,相容性還是太差了…。
      微軟新的 CEO 不就是雲端出身的嗎,Office 365 出來後怎麼沒聽到什麼消息,只有推出 iPad 版之類的。

  • Kyle

    還是更喜歡用 VMWare Fusion

  • mbprUser

    Wait…內文跟標題完全是兩回事吧
    內文只是提出對於工作流程的建議,但是對於iWork與Office之間的相容性與轉換隻字未提啊…?
    不是只給個連結然後推給Apple的吧…
    覺得被欺騙

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