還在用傳真回報業績?Evernote 表單讓銷售工作更輕鬆

Apple 工作方法 作者:本山人

很多人一定都曾經或正在從事銷售類的工作,本山人也在大大小小的門市或專櫃打工過。做過服務業就知道,雖然銷售是對外性質的工作,可是在客人看不到的時候,總有許許多多表單資料要寫,以方便管理或做業績分析的依據;另外,因為同事們不一定都會見到面(上班時間不同,休假時間也不同),常常公事不能當面傳達,通知事情也變成要用文字交接。

寸土寸金,開門做生意的地方不會有太多空間存放資料,因此表單常常全部擠在一格小小的抽屜,總是要先將壓在上面的資料一本一本拿出來,最後才能抽出要找的那一份;不然就是表單分別放在不同地方,要用時都要花時間回想在哪裡?真是頗麻煩的。

另一個困擾就是,很多公司很喜歡開一個 Line 群組發佈、詢問銷售現場情況,Line 介面用來傳達重要事項其實不太合適,一來它的版面設計只適合收送簡短句子,其次訊息會一直往上洗,往後想回頭重看時要找很久。

我在想,如果他們能用 Evernote 當作庶務平台,這些麻煩不就都省掉了。

用 Evernote 來做記錄表單,往後無論要使用、修改,都是從手機或電腦裡面找,不用再翻箱倒櫃,又不佔空間。

舉例來說,門市裡可能有一本「顧客資料」筆記,記載客人的喜好,以方便第一時間提供貼心的服務,現在可以把它移到 Evernote。

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▲ 在 Evernote 裡,顧客資料可以無限增加,查看時直接輸入關鍵字,不用再翻找越積越多的紙本資料夾了!

如果你專門負責所有分店排班事宜,那麼,也把班表建立在 Evernote 裡,然後使用「共用記事本」功能,讓大家都看得到,可以省去一一通知的麻煩。

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▲ 把班表排在 Evernote,月底同事們自己開啟記事本來查看班別,你就不用每個月一一寄 mail 通知,而且大家即使不在門市裡也隨時可以查看,方便在休假時間排私人行程。

早晚班人員交接店務,通常都寫在實體筆記本,放在店裡。不過如果離開現場才想起還有事情忘了交代,就得用 Line 或電話另外通知,這樣被交接的人工作時不只要對照交接本,還要看 Line 訊息或回想你電話說的內容,以免遺漏,真不方便。改用 Evernote 做交接本,讓這種狀況消失吧!

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▲ 用 Evernote 傳達交接事項,即使已經下班回到家才想到有事情忘了交代,也可以馬上打開記事本補充,而且不像電話或 Line 通知一樣,需要擔心是否影響同事休息。

另外,很多連鎖店或專櫃,總公司主管並不會在銷售現場,所以現場人員需要每天回報銷售狀況。如果這些每天要向總公司回報的資料,可以直接發佈在 Evernote 的共用記事本,不僅主管查看方便,也節省現場人員每天打電話、傳真回報衍生的成本。

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▲ 把業績回報工作也雲端化吧!公司成本減少,現場人員也可以有更多時間專心衝業績。

我想起以前工作過的地方,一天要跟好多不同部門回報業績,可是公司電話經常無人接聽,傳真表單時也經常線路異常傳送失敗,簡單的行政庶務佔去許多時間。倘若表單都能改放在 Evernote,絕對能讓現場運作更有效率。

photo credit: DaveCrosby via photopin cc

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