扭轉你的文件收納觀念,不用整理就能輕易找出檔案的究極整理術

Mac 小技巧 作者:子威

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電腦使我們工作變得更輕鬆,能實踐無紙化檔案保存,簡報、表格、文件、照片全都能存在電腦中,加上資料搜尋十分方便,上網 Google 一下什麼資料都能立即找到,電腦無疑是這個時代最佳的工作利器。

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但是當「資料儲存」這件事變得非常方便後,我們就開始懶散,將文件、企劃案隨手亂扔,毫無檔案管理的觀念。

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懶惰、平時無整理習慣,以致於在緊要關頭我們會找不到所需的文件與資料,因為都深埋在電腦某處。最後只好上網重新搜尋 → 儲存 → 重複堆積,惡性循環下來電腦累積過多的檔案,電腦儲存空間銳減導致速度變得越來越慢,工作效率也進而受到影響。

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你可能會開始找尋問題產生的原因,並試著將「檔案儲存」做好。

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通常的作法,是開一個檔案夾,把所有同種類的東西扔進去。但這無疑是種檔案棄置,因為開檔案夾太方便了,你只是把檔案從散亂的桌面收到夾中,眼不見為淨,最後越開越多檔案夾,而且是夾中夾中夾。

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當你要找檔案的時候更難取用,就像在走迷宮一樣,開錯檔案夾還要回到「上一頁」,你的工作效率依舊沒有改變。

 

我們不禁要問:該怎麼做才能讓檔案完美收納,不需用格式區分一堆檔案夾就能輕易做好檔案管理,還能在最重要的時刻能輕易取用?

答案很簡單,只要三步驟就能搞定:

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1. 就跟蓋房子一樣,從一開始選用的磚材就必須精良又耐用,屋子建成後才不會有嚴重瑕疵,因此檔案管理也是一樣,重要的不是「收納」,而是為「檔案命名」。當你制定統一的命名規範,並依直覺賦予每個檔案專屬的名稱,你就能輕易用「關鍵字」搜出檔案。

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沒錯,這概念就跟 Google 有這麼龐大的資料庫,卻能輕易的幫助你搜尋到想要的東西一樣,靠的就是「關鍵字」,在 Mac 中我們就能用內建的 Spotlight 實踐內部搜尋,就像你獨有的搜尋引擎一樣。

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2. 接著就是養成「立即處理」的好習慣,絕對不要拖延、堆積,不需要的檔案就立刻棄置,結案的企劃書或簡報只要保留最終版本,而且是馬上執行,不要累積好幾天才整理。

3. 最終,用 Mac 本身的 Finder 功能:

  • 在上方工具列表〔顯示方式〕→【直欄顯示】可以用階層方式一次檢視檔案夾內容,藉此打破上一頁/下一頁的規則。
  • 更改預設〔排列〕方式,將【名稱】換為【種類】,不用開一堆檔案夾就能輕鬆區隔不同格式,秒速完成檔案自動化分類。

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總結

檔案整理術就是幫你在對的時間搜尋到對的東西,當你養成良好的整理習慣配合 Mac 便捷工作應用,你的處事效率將大幅提昇,同時整理的習慣也會讓你的觀念跟著改變,從「虛擬系統」的整理,進而延伸到「生活空間」的整理,最後進化到「個人思緒」的整理。

經由整理,原本被眾多雜物所蒙蔽的視野也將因此開闊,找尋檔案的時間省下來,讓你有更多時間思索人生目標,因此我認為每個人都該好好學習整理術,因為這是不分作業系統、不分工作環境都能實踐的工作法。

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