雲端協作正翻轉你的工作方式:只花 1/3 時間就完成的效率流程

Apple 工作方法 作者:本山人

就我所知,目前仍有許多公司是用電腦版 Office + Mail 在協作。這次因為 AppleUser 出書全程以 Google 雲端為協作平台,我才更真實體驗用雲端跟別人一起工作的好,這種能夠省略許多傳統流程裡多餘動作的工作方法,如果能加快普及腳步,大家工作起來都會更流暢~你有在用雲端協作嗎?你知道它到底有什麼好處嗎?


共用文件,工作更快完成

本山人在之前的公司也曾參與一些出書工作,記得當時從交稿給出版社起,到真正出書,已經過了半年。方式則是隨身碟、mail 附件、紙本無所不用,聯絡上不僅電話保持密切聯絡,每週還會固定時間跟出版社碰面;這樣積極準備,整個流程還是花上不少時間。

但這次 AppleUser 出書,只花了兩個月的時間就已準備好,馬上熱騰騰上架,只因我們用雲端跟出版方協作!從編寫草稿開始,我們就是直接寫在 Google 文件上,出版方編輯如果想知道寫稿進度,進入共用文件就能看見;想提出建議,也能直接列在文件當中給我們看,最後要排版,對方一樣進入共用資料夾就能取用文字,幾乎全程都在同一個平台就完成了,傳統流程中許多步驟你根本看不到,更別提我們少了多少電話連絡跟會面,但是催稿卻比以前更方便,所以我們就不敢冨樫了 … (笑)。

googledocs

工作平台與儲存空間合一,真正完整工作室

想像一下,如果你在一個房間閉關工作,可是裡面不能放東西,需要什麼才出去拿什麼,這樣做起事來肯定不方便了,雲端工作當然也要考慮到這點,光有工作平台還不足,可以直接把需要的檔案一次丟進去備用,才是「完整工作室」!Google 絕對值得被掛上這個頭銜,它不只是好的工作平台,也提供置物空間,更棒的是它還是「攜帶型」的完整工作室,不管在什麼地方,只要登入 Google,就能夠不受時空限制繼續閉關工作。

googledocs

▲ Google 文件跟所需圖片檔都放在同一個共用文件夾,無論要寫稿、拿圖片都不離這個空間。

接受度最高的雲端工作空間

現在雲端工作平台的選擇有很多,但是工作用戶接受度較高的還是 Google 雲端(至少現在是這樣啦),你可能沒有 Mac 所以不用 iCloud,或者不喜歡 Windows 而不申請 OneDrive,但你一定有 Gmail 帳號,其他人也是這樣,因此假使要邀請別人改用雲端協作,Google 通常相對容易被接受。

gmail


雲端協作還有許多過去所沒有的好處,例如在文件中即時標示協作者游標位置,雖然它一開始可能只是沒什麼特別用處的提示,可是實際協作後,你會發現,這小小游標竟有提昇效率的神效;如果你看著其他人的游標在四處移動、編修,大家一起做事的氣氛也就出現,對我來說,知道不是孤軍奮戰,更能打起精神,也更能專注。

最後,不可免俗的當然要打一下新書:《Apple會怎麼做?100個讓蘋果店員也想學的Mac OS X工作方法》,現在博客來 79 折,要買要快!

 

圖片來源:

上 / 下一篇文章

相關文章

Faccebook 留言載入中...