簡報做不好,你有檢查過工具列嗎?

Mac 小技巧 作者:本山人

你去逛書店的時候或許也曾注意到,現在光是教「收納」的書,就多到可以自佔一角,獨立成一個類別。因為現在人越來越了解到妥善收納的必要。這可不是只考慮整齊美觀就夠了,取用方便更是重點!整理得好,同樣時間下可以比別人完成更多事,還做得比別人好,當然,休息時間也比別人多。在製作簡報時,我們也注意到這個定律。我們發現,沒有整理習慣的使用者,用 Keynote 做簡報時會花比較多時間,通常簡報也會比較粗略,有整理的使用者則相反。今天就來說說工具列怎麼整理吧!


不曉得大家的狀況如何,我自己一開始用 iWork 不太整理,是從 PowerPoint 帶過來的習慣;因為 PowerPoint 的設計不太講究這部份,工具密密麻麻的,我基本上是死記每個工具的位置。直到有天一位老蘋果跟我說:都已經用 Mac,就要讓畫面盡量乾淨。真是一語驚醒夢中人!於是我動手自定工具列了。至於怎麼整理,我只有兩個原則:

工具列只放使用頻率最高的工具

呼應「都已經用 Mac,就要讓畫面盡量乾淨」這句話,接下來幾次製作簡報,我都會特別注意自己最常使用哪些工具,然後花一點時間把工具排上工具列。通常做個兩、三份簡報以後就能確定自己最常用什麼工具了。

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▲ 我的工具列只保留這些東西,其他不常使用的,則用熱鍵替代。


好用的空格小工具,分類歸納一目瞭然

有些人雖然會把常用工具拉到工具列,但卻是隨機放置。我個人還會把同屬性工具放在一起,接著再用像隔板一樣的「空格」小工具把它們跟其他隔開,個人覺得這個小工具挺貼心的,讓你在找小工具的時候更清楚噢。

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▲ 從【顯示方式】→【自定工具列】進入,就可以找到「空格」小工具。

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▲ 在不同屬性的工具群之間插入,工具就不會混在一起了。


你可能還是覺得有沒有整理工具列對做簡報效率沒有多大影響,這裡再舉一個簡單的實例對照說明。假設我想要做一個下面的簡單物件:
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我要讓 「AppleUser」在前,「削蘋果玉照」在後,然後群組它們,如果我把「往前一層」跟「群組」工具都放在工具列了,那我只要點 4 次滑鼠 + 1 次拖拉:

1、點一下「AppleUser」。

2、按一下工具列上的「往前」。

3、拖移「AppleUser」到「削蘋果照片」前面。

4、選取兩個物件。

5、再按「群組」。

這樣就可以了。

但如果從下拉式選單裡面找,就變成點 8 次滑鼠 + 1 次拖拉:

1、點一下「AppleUser」。

2、滑鼠移到【排列】下拉式選單。

3、多一步:從裡面找出【往前移一層】。

4、點一下【往前移一層】。

5、把「AppleUser」拉到「削蘋果照片」前面。

6、同時選取上述兩個物件。

7、再一次點開【排列】下拉清單。

8、又多一步:再從裡面找【群組】。

9、點一下【群組】。

僅僅做一個簡單的物件,就多 4 步,一份簡報下來,要增加多少多餘的動作啊?別再湊合著用預設的工具列,我們真的很建議整理一個「客製化」的工具列喔!

圖片來源:
photo credit: dan_moves via photopin cc

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