還在用郵件告知團隊行程?iCloud 行事曆快又有效率

Mac 小技巧 作者:Polly

現在幾乎都是團隊工作,大部份主管訂定行事曆後都用 E-mail 告知團隊成員,大家各自記錄到行事曆中,遇到突然需要更改會議時間又要再發一次郵件通知所有人,暫且不論耗費的時間成本,光是要搞清楚哪封郵件才是最後正確版本、到底那個會議要出席或更改時間,光是工作就已經忙不過來,再加上這些瑣碎小事直接讓腦袋當機。

iCloud 的行事曆共享就可以解決這令人煩躁的狀況,由主管統一幫大家加入行事曆,無論是會議取消或時間更改,打開 Mac 或 iPhone 上的行事曆就可以一目了然,所有人都不需要浪費時間收發確認郵件囉!

設定團隊共享行事曆

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▲要加入新的共享行事曆到右上角的「檔案」→「新增行事曆」→「iCloud」。

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▲在行事曆上點選右鍵「共享行事曆」。

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▲輸入團隊成員的電子郵件位址,勾選「公開行事曆」。

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▲我們就有一個削蘋果團隊專屬的共用行事曆,既定行程、下午茶日、削蘋果小聚會日期通通一目了然。

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▲想知道行程時間,在行程上點兩下就可以囉!


iPhone 同步行事曆內容,不在公司也能清楚知道團隊行程

iPhone 上當然要同步行事曆,就算業務人員在外洽公也能即時知道公司內團隊會議排程。

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▲「系統偏好設定」→「iCloud」將行事曆勾選。

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▲ iPhone 上到「設定」→「iCloud」開啟。

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▲打開 iPhone 行事曆,用橫向方式一週的行事曆清楚呈現。

既然團隊合作就是要集合眾人的腦袋發揮最快的做事效率,怎麼可以在通知團隊行程這種事花大把時間與精神,不要再發一堆會議通知郵件,趕快開始用雲端行事曆,快又有效率。

 

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