我們是如何以 Numbers for iCloud 改良 KPI 統計表團隊回報機制?

上週六的削蘋果小聚會,本山人現場跟來賓爆料平時我是如何用 Numbers for iCloud 管理 AppleUser 團隊 KPI 的方法,其實就是用雲端協作配合簡單的流程設計,就能達到非常好的效果,這篇就來詳細介紹我們都是怎麼使用 Numbers 的吧。

Numbers for iCloud

必須先提到 Apple 本身的雲端協作方式,就是 iWork for iCloud,雖然還在 Beta 版,但 iWork 基礎的功能都已經能在 iCloud 上使用,Numbers 也不例外。

我們家有兩位編輯(本山人、Polly),我當然不可能天天問「欸你們昨天文章流量如何?不及格喔~要在加油!」,這種天天回報、檢討非常沒效率,要解決的辦法就是透過「同一份」表單即時檢視,並讓兩位編輯每日自己填寫回報。

設立簡單、統一的機制平台,讓繁瑣的流程簡化

numberskpi_001

▲ iWork for iCloud 的連結共享在上方工具列的右側〔共享〕,選擇【透過 iCloud 分享連結】就能把表單共享給團隊夥伴。

numberskpi_002

▲ 但是這個表單不是用「檔案格式」寄出,而是以「網頁連結」分享給他人使用,也就是說徹底改變以往資料交換的形式,原先的檔案位置一直存在你的 iCloud Drive 中不會變動,彼此卻能即時修改文件內容。

※ 注意表單存放的位置一定要在 iCloud 中,不然無法開啟〔共享〕。

numberskpi_003

▲ 在工具列〔共享〕→【檢視共享設定⋯】可以設定表單的權限,因為我希望本山人和 Polly 每日都能填寫流量回報,我就開放權限【允許編輯】。(你也可以選擇【唯獨】,這樣共享者就只能看表單,不能修改。)

numberskpi_004

▲ 但要特別注意,表單的連結如果流出去,任何知道連結的人都能編輯這份表單,所以你可以〔加入密碼〕,若團隊中有人不慎將表單連結流出,至少能基礎阻擋外部人員進入竄改資料。

Evernote 即時布告欄

最後是寄出這個連結,但我覺得更好的方式是結合現有的協作平台,以我們 AppleUser 團隊來說,就是 Evernote。我們彼此有共用的記事本,我只要把連結加入在共用記事中,他們就不用每次都要從 Email 或訊息理翻找共享連結。

numberskpi_005

▲ 還能將 KPI 的計算規則、注意事項一併寫在 Evernote 中,若是有要改正 KPI 標準,團隊成員在進入統計表前就會看到記事內容,能省下佈達的時間。

numberskpi_006

▲ 當本山人與 Polly 每日早上進公司,第一件是就是填寫昨日的流量成績,直接從共享記事裡的「KPI 統計表」進入網頁端的 Numbers for iCloud,就能回報成績。

numberskpi_007

▲最後我也可以在 iPhone 上,使用 iOS 版的 Numbers 檢視 KPI 回報。

以上就是我們 AppleUser 平時以 Numbers 雲端協作的應用,總歸幾項優點:

  • 節省回報所衍生的訊息、郵件傳遞處理時間,不用一再的詢問、提醒。
  • 資料傳遞造成多版本重複的困擾。
  • 即時且不受裝置、地點限制的檢視成績方法。
  • 運用 Evernote 共用公布欄,管理 iCloud 連結不遺失。

我也很想更深入介紹我所設計的這份 KPI 統計表,完全善用 Numbers 的功能達到同步監偵成績、快速篩選過濾流量,一目了然又精美的表單編排。但是篇幅有限,下次有空再寫,或是留到以後削蘋果講座來分享好了~

上 / 下一篇文章

相關文章

Faccebook 留言載入中...