我們是如何以 Numbers for iCloud 改良 KPI 統計表團隊回報機制?

Apple 工作方法 作者:子威

上週六的削蘋果小聚會,本山人現場跟來賓爆料平時我是如何用 Numbers for iCloud 管理 AppleUser 團隊 KPI 的方法,其實就是用雲端協作配合簡單的流程設計,就能達到非常好的效果,這篇就來詳細介紹我們都是怎麼使用 Numbers 的吧。

Numbers for iCloud

必須先提到 Apple 本身的雲端協作方式,就是 iWork for iCloud,雖然還在 Beta 版,但 iWork 基礎的功能都已經能在 iCloud 上使用,Numbers 也不例外。

我們家有兩位編輯(本山人、Polly),我當然不可能天天問「欸你們昨天文章流量如何?不及格喔~要在加油!」,這種天天回報、檢討非常沒效率,要解決的辦法就是透過「同一份」表單即時檢視,並讓兩位編輯每日自己填寫回報。

設立簡單、統一的機制平台,讓繁瑣的流程簡化

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▲ iWork for iCloud 的連結共享在上方工具列的右側〔共享〕,選擇【透過 iCloud 分享連結】就能把表單共享給團隊夥伴。

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▲ 但是這個表單不是用「檔案格式」寄出,而是以「網頁連結」分享給他人使用,也就是說徹底改變以往資料交換的形式,原先的檔案位置一直存在你的 iCloud Drive 中不會變動,彼此卻能即時修改文件內容。

※ 注意表單存放的位置一定要在 iCloud 中,不然無法開啟〔共享〕。

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▲ 在工具列〔共享〕→【檢視共享設定⋯】可以設定表單的權限,因為我希望本山人和 Polly 每日都能填寫流量回報,我就開放權限【允許編輯】。(你也可以選擇【唯獨】,這樣共享者就只能看表單,不能修改。)

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▲ 但要特別注意,表單的連結如果流出去,任何知道連結的人都能編輯這份表單,所以你可以〔加入密碼〕,若團隊中有人不慎將表單連結流出,至少能基礎阻擋外部人員進入竄改資料。

Evernote 即時布告欄

最後是寄出這個連結,但我覺得更好的方式是結合現有的協作平台,以我們 AppleUser 團隊來說,就是 Evernote。我們彼此有共用的記事本,我只要把連結加入在共用記事中,他們就不用每次都要從 Email 或訊息理翻找共享連結。

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▲ 還能將 KPI 的計算規則、注意事項一併寫在 Evernote 中,若是有要改正 KPI 標準,團隊成員在進入統計表前就會看到記事內容,能省下佈達的時間。

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▲ 當本山人與 Polly 每日早上進公司,第一件是就是填寫昨日的流量成績,直接從共享記事裡的「KPI 統計表」進入網頁端的 Numbers for iCloud,就能回報成績。

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▲最後我也可以在 iPhone 上,使用 iOS 版的 Numbers 檢視 KPI 回報。

以上就是我們 AppleUser 平時以 Numbers 雲端協作的應用,總歸幾項優點:

  • 節省回報所衍生的訊息、郵件傳遞處理時間,不用一再的詢問、提醒。
  • 資料傳遞造成多版本重複的困擾。
  • 即時且不受裝置、地點限制的檢視成績方法。
  • 運用 Evernote 共用公布欄,管理 iCloud 連結不遺失。

我也很想更深入介紹我所設計的這份 KPI 統計表,完全善用 Numbers 的功能達到同步監偵成績、快速篩選過濾流量,一目了然又精美的表單編排。但是篇幅有限,下次有空再寫,或是留到以後削蘋果講座來分享好了~

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