你是否常常處理緊急工作,而忽略重要工作?

Apple 工作方法 作者:子威

待辦清單是讓你重要的工作死去的地方

前幾天看到一篇關於工作管理的文章,作者是《成功人士時間管理的 15 個秘密》(原文書名:15 Secrets Successful People Know About Time Management)的 Kevin Kruse,他說:「待辦清單是讓你重要的工作死去的地方」,你一定會納悶,待辦清單不就是為了告訴自己「還有哪些重要工作未完成」才設置的嗎?怎麼反而讓這些重要工作死在清單內了呢?Kevin Kruse 說原因有三個:

1. 未考慮時間因素

當你的待辦清單堆積一堆事情等你完成,人們會傾向先挑耗費時間最少的事來處理,例如你看到這件事花 10 分鐘就可以處理完,你就先去執行,但重要的工作就因此 delay 10 分鐘了。可能你想把清單上繁多的工作清掉一些,讓它看起來不會太滿,但這樣往往造成之後需「趕進度」處理重要事情。

2. 人們無法區分「緊急」與「重要」

與第一點有關,當你的清單上有很多事情,你會下意識的去挑那些「緊急」的先處理。由於待辦清單上面沒有時間區隔,你往往只能自由心證判斷事情的優先順序,因此很多人都選擇緊急先處理,而不是重要的先處理。

3. 做不完的壓力

這是最可怕的一點,也就是壓力,當你的工作清單不斷增加,一件事情未解決、另一件事又疊上來,待辦清單不只讓你感到恐慌,甚至嚴重到使你夜裡失眠…。

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那該怎麼拯救我的待辦清單?

Kevin Kruse 提出了他的解決辦法,應該改以「行事曆」來管理重要工作,壓下時間終結點強迫自己達成目標,同時改變自己對時間間隔的習慣,以 15 分鐘為單位(通常我們習慣以 30 分鐘),因此可以降低會議、預排工作的時程,最後就是管控回應 Email、訊息這種瑣事的時間和次數。

我則希望能將這些時間管理辦法,用 Apple 的方式來呈現出來,看是否能結合我們習慣使用的 Mac、iPhone 來達成目的,以下是我提出的使用模式,當然若你有更好的方針,歡迎在本文下方留言,大家一起討論!

一. 分開「重要工作」跟「緊急工作」的存放位置

我們可以利用 Mac/iPhone 上都有的應用來管理你的工作,那就是「提醒事項」與「行事曆」。

重要的工作或會議,就利用「行事曆」來管理。在設立行事曆事件時可以定下「終結時間點」,例如上午 10:00 – 12:00 處理重要企劃,給自己一段時間完全主攻這個項目,若是你必須參加的會議,也可以列下會議開始與結束時間。

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但使用「行事曆」的時候要注意一個原則,不是要把當天行程排的超滿,才叫做有時間管理,而是要量力而為!甚至為每件工作中間安排「喘息時間」,畢竟你無法確定會議是否會突然延長,或是中間臨時有緊急狀況發生。真正好的時間管理,是當你遇到突發狀況時,也能瞬間調整步伐,臨危不亂。

另外像緊急處理的工作,我認為就不用列在「行事曆」上面,例如回覆客戶電話、郵件等等。因為這些事情通常佔不到你太多的時間,你應該不會新增一個行程叫做「星期三下午 3:00 -3:05 回覆客戶電話」吧!

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我會建議繼續用「提醒事項」來管理,並搭配內建的【提醒日期】功能(注意:不用每個都加!因為有些工作是不需要特定時間完成的)。切記,緊急工作並不代表馬上就要去做,要先判斷這件工作是「重要又緊急」,還是「不重要卻緊急」,這我們在下一段會說明。

當你將重要工作跟緊急工作區分開來,在不同的應用程式上管理,就能解決 Kevin Kruse 提出的第三缺陷「做不完的壓力」,只要在對的時間點,專注消滅掉重要的事,剩餘時間再解決那些緊急事件,相信你的工作步調會大幅改善!

 

二. 但要怎判斷事情「重要」跟「緊急」的優先順序呢?

上段提到,我們要判斷一件事是不是值得立即去做,其實不是看它緊急不緊急,而是要先以「重要性」為評估依據,再依序處理。這個邏輯來自美國著名的管理大師 Stephen Covey,他提出的「重要/緊急時間管理矩陣」,利用四個象限來識別自身工作歸屬。看看自己是不是常將「不重要卻緊急」的事情列為優先處理,反而導致重要工作被延誤了呢?

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  • 重要又緊急:有時效性的專案、重要會議等等,雖然該立即處理這些工作,但應該節制,人生不該過度消耗在這上面,而失去追尋自我成長的時間。
  • 重要但不緊急:開拓人脈、學習新技能或吸收知識、維持健康、運動健身等等,我們都應該增加這類的時間,讓自己增長。
  • 不重要卻緊急:回覆訊息/郵件/電話、交報告,這類的瑣事常常佔有你工作絕大部分的時間,一般人都會把重心放在這邊以至於真正重要的事都無法處理,因此我們應該要捨棄、降低這類工作的時間。
  • 不重要又不緊急:滑滑手機、打遊戲、追劇看片、關注 FB、LINE 等社交通訊軟體,這些休閒活動總是讓人最愛,卻也最容易浪費你的時間,因此你需要管控、並學會放下、捨棄它們。

※ 詳細的內容可參考 Stephen Covey 的《與成功有約:高效能人士的七個習慣》

當你會區分工作的歸屬後,你可以將「重要且緊急」的工作,用前段提到的「行事曆」來管理,將「不重要卻緊急」的事放在「提醒事項」。

 

兩個應用小技巧讓你的工作管理更方便

一. 切分今日事項與待辦事項,會更減緩你的壓力

每個人一天工作的時間有限,你不可能把所有的事情做完,單一清單管理所有的工作,只會列出長長一串、令你壓力過大的列表,因此我建議你使用「兩張清單」,來切分所有該做的事/今日該做的事,量力而為的挑選每日任務,這是我認為提醒事項最棒的用法!

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建立一個提醒事項清單,命名為「等待解決」,將你所有想到的工作都列舉在其中,你可以在每週日晚上(隔天要上班前)把這週目標都列好,再來建立一張工作清單,命名為「今日主攻」。早上一進公司,就從「等待解決」中挑出幾項任務,今天全力解決這些工作,其他的就讓它繼續待在等待區就好。

可以彈性依照自己當日的狀況、能力、精神來安排工作,這也是解決 Kevin Kruse 所提到工作清單積壓過多的方法之一,同樣善用了「提醒事項」應用程式的特質,在一個介面下管理所有工作,卻能眼不見為淨!

 

二. 偷吃步,善用 Siri 下令,不用慢慢操作就能安排行程

臨時要記下工作或是會議時間,沒時間打開 Mac 慢慢輸入「提醒事項」或是「行事曆」嗎?教你省時方法,每位 iPhone 使用者都擁有的 Siri 語音助理!照著下列指令說,Siri 就會乖乖幫你列下提醒事項或是行程囉!

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建立提醒事項,請說:「提醒我週三下午兩點跟會計確認轉帳」。

※ 重點在下令時要說「提醒」兩字,以及明確的「時間點(週幾/幾點)」。

新增行事曆行程,請說:「週三下午兩點到五點要開會」。

※ 不要說出「提醒」二字,可加上「時間區間」,也可不加。

 

加碼:給自己一段不被打擾的時間

這個 idea 來自我的學習對象、推薦你一定要訂閱的數位工作管理專家:電腦玩物站長 esor huang(異塵行者)。他稱之為「神聖時間」,一天中至少要有一個時段,是專屬自己,不被任何人、工作行程打擾的。這個時間不須固定,但要是能自己完全掌握的。

※ 原始 idea 來自電腦玩物原創電腦玩物原創,作者 esor huang(異塵行者):通勤族時間更多,每天三小時神聖時間幫我完成更多事。各位一定要先去看看這篇!

例如我會習慣在晚上 10:00 – 11:30 閱讀,這段時間我就不會接觸一切數位裝置,也不查看社交軟體訊息。這時間可以安排自己、寫作、閱讀、學習某項技能,甚至什麼都不做,用來專注在思考未來。它不一定要很長,也不一定要延續不斷,可以在步行、通勤乘車途中,累積起來都是你一天的神聖時間。

但你也知道,人有時候雖然不主動去滑手機、看訊息,但訊息會自己來找你!這就是令人又愛又恨的「通知」功能,你不開,錯過老闆或男/女友的重要訊息就慘了,你開了,一推吸引人的資訊就海量般的灌進來誘惑你,導致你的神聖時間被擊潰…。

放心,所有東西都有解的,既然科技造成你的困擾,那我們就用科技來回擊,方法就是 iPhone/Mac 都具備的「勿擾模式」:

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▲ 勿擾模式可以在主畫面下方的「控制中心」手動開啟,啟用後會阻絕所有的「通知」內容,包括別人打電話,都會幫你直接轉接語音信箱,iPhone 完全不會響喔!

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▲ 擔心漏接老闆或男/女友的電話?可將「設定」→「勿擾模式」→「允許的來電」,設定為「常用聯絡資訊」,再來將重要人士的電話加入「常用聯絡資訊」,這些重要電話打進來,就會被勿擾模式放行了!

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▲ 若是你的神聖時間跟我一樣,天天都是固定的,例如我每天晚上 10:00 開始要閱讀,你可以設定勿擾模式的「排程」,加入「開始/結束」時段。每當時間一到,把 iPhone 扔一旁,好好享受專注的感覺吧!

※ Mac 的勿擾模式開啟在桌面右側的「通知中心」向下滑,就會看到了,若要更改勿擾排程,進入「系統偏好設定」→「通知」→「勿擾模式」,就能修改。

 

本文總結,但對你來說這只是開始!

用「科技」協助管理工作一直都是很難的課題,因為它可以協助你,也可以干擾你,就跟星際大戰中的原力一樣,有光明與黑暗兩面。如果你選擇讓自己每日陷在混亂中,總是分不清什麼是重要、緊急的工作,甚至頻頻被社群軟體綁架,無法不去看它們,即使再多、再棒的科技工具交到你手中也沒有用!因此終歸還是要有「毅力」,善用時間,減少不重要又不緊急的事情,最終你一定會覺得每天都過的超充實!

 

※ 本文所用圖片皆為 AppleUser 原創製作,以 iPad Pro+Apple Pencil 搭配《Paper – FiftyThree》App 繪製。

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